Технології можуть істотно оптимізувати найважливіші ресурси компаній та корпорації, а саме: фінансовий і ресурс часу. Вигода очевидна всім учасникам процесу організації відрядження. Тут ми пропонуємо меню із ІТ рішень. Наша ідея полягає в тому, щоб надати вибір і знайти оптимальне рішення для кожної сторони процесу (керівництва компанії, користувача/співробітника компанії, фінансового депертаменту).

Ракета – нейтральна платформа, розроблена згідно акумульованих знань про вимоги та потреби як локальних, так і міжнародних компаній/організацій, з урахуванням їх попереднього досвіду використання інших загальновідомих інструментів онлайн бронювання (AeTM, Concur, GetThere, Egencia, тощо) пропонується на вибір у двох варіантах: базова версія або повноцінна платформа для організації відрядження. Користувачі базової версії Ракети можуть додавати і розвивати свій інструмент поступово до повного цифрового циклу організації відрядження.

Базова версія Ракети – корпоративний інструмент бронювання та контролю витрат
Користувачі зможуть самостійно бронювати не тільки авіа квитки та готелі за кордоном, ще готелі в Україні та Укрзалізницю та європейську залізницю, а можуть просто заповнити запит на платформі на будь-яку послугу і в ту ж саму мить його отримає контрактна агенція. А для потреб менеджмента компанії Ракета має цілу низку інтелектуальних модулів, що дозволяють контролювати та/або моделювати поведінку користувачів, збирати та аналізувати дані по витратах компанії – виконувати всі ті звичні вимоги корпоративного клієнта тільки тепер у автоматичному режимі. Налаштування та імплементація базової версії безкоштовні і не займають більш ніж 3-4 тижні.

Основні функціональні можливості

• Нейтральність платформи дозволяє за запитом Вашої компанії підключити Вашу контрактну агенцію ТОВ « Туристична компанія «Авіаліга»
• Доступ до повного спектру послуг для бронювання 24/7; мобільний додаток ( App Store, Google Play)
• Не обмежені можливості персональних налаштувань профілів, процедур авторизації поїздок та оплати згідно політики компанії
• Автоматичний контроль виконання умов тревел політики компанії, в тому числі , попереднього бронювання
• Оплата всіх без виключення послуг безготівковим розрахунком ( також готівка або кредитна картка )
• Синхронізація профілів з HR системою компанії
• Додатковий контент – Amadeus, Travelport, Sabre, бронювання готелів напряму в Booking.com та Rate Hawk, в тому числі в Україні, оформлення залізничних квитків Укрзалізниці
• Блоки запитів на оффлайн послуги з миттєвим відображенням на боці агенції
• Чат з консультантом агенції
• Доступ до консолідованих даних по діловим поїздкам в режимі реального часу
• Автоматизація основних бізнес процесів (бронювання, погодження поїздки, оплата)
• Модуль IC (Intelligence control) контролює логіку подорожуючого, передбачаючи небажані витрати або забороняючи їх дублювання, наприклад:

-контроль відповідності часу прильоту, замовлення трансферів і заїздів / виїздів з готелів;
-контроль дублювання відрядження або послуг в одну і ту ж дату;
-контроль використання послуг і повернення коштів за невикористані послуги

• Модуль Visual Guilt, де зберігаються результати пошуку кожної послуги у вигляді таблиці доступних опцій / пропозицій на момент вибору. Ретроспективно завжди можна дізнатися, з яких варіантів був зроблений вибір, чи був він оптимальним, а ціна найнижчою.
• LSO або Lost Savings Opportunity, дозволяє аналізувати цінові дані з урахуванням тревел політики і показувати користувачеві платформи ту суму, яку він міг би заощадити, вибравши більш дешевий варіант.

Корпоративна платформа для організації відрядження Ракета – повноцінна діджиталізація процесу
Головна ідея – перевести всі внутрішні процеси компанії в онлайн: створення наказу на відрядження, розрахунок добових, власне бронювання поїздки і далі авто заповнення авансового звіту. Таким чином скоротити час на весь цикл організації відрядження з 2,5 годин (в середньому) до 15 хвилин. Далі всі дані по витратам на відрядження відображаються у обліку компанії без втручання бухгалтерії. Організація ділової поїздки у декілька кліків – ось вона «ідеальна картина» для користувачів. Такої повної оцифровки всіх бізнес процесів, що пов’язані із відрядженням, потребують зазвичай компанії з великою кількістю співробітників і складними процедурами/політиками щодо ділових подорожей. Налаштування та імплементація такої платформи можливі за умови попереднього впровадження базової версії та займає від 2 до 4 місяців. Вартість кастомізації платформи під потреби кожного клієнта визначається по результату вивчення розробниками ТЗ компанії.

Додаткові функціональні можливості:

• Платформа має власний універсальний АРІ, що дозволяє інтегрувати унікальний контент за запитом клієнта, наприклад – підключення прямого доступу до бронювання авіа перевізника або бронювання трансферів по всьому світу, тощо.
• Повний кадровий облік по відрядженням (створення наказу, розрахунок добових, авансовий звіт).
• Інтеграція в систему звітності (1С, SAP, інші)

Прогноз ефекту від використання будь якої версії Ракети, базований на даних про економію поточних користувачів:
1. Пряме заощадження на вартості послуг за рахунок доступу до бронювання в режимі реального часу (Best available market rate access) складає мінімум 11% від загальної суми витрат ділові поїздки у перший рік використання онлайн бронювання.
2. Оформлення послуг та застосування до них базових правил тревел політики відбувається в автоматичному режимі. При порушеннях тревел політики система сама рекомендує користувачеві коригувальні дії та / або забороняє оформлення послуг та / або повідомляє особам, що мають право авторизації. Ефект від такого процесу:

• співробітники на 40% частіше дотримуються правил раннього бронювання авіаквитків і готелів, відповідний економічний ефект складає 15% від загальних витрат компанії на “термінові відрядження”;
• використання пріоритетних постачальників стає автоматичним, а вибір співробітника прозорим і контрольованим . Відповідний економічний ефект складає зменшення на 80% упущеної вигоди від невикористання авторизованих постачальників або опцій.

3. Ефект від роботи модулю контролю логіки подорожуючого IC ( intelligence control ), що в тому числі, відстежує повернення за невикористані авіа квитки складає мінімум 3% від суми витрат на авіа квитки, 65% таких авіа квитків оформлені для топ менеджменту компаній із середньою вартістю 24 тисячі гривень за квиток.
4. Ефект від роботи модулю Visual Guilt, де зберігаються результати пошуку вартості кожної послуги – користувач намагається робити вибір не тільки відповідно до відомої йому тревел політики, а й намагається вибрати найдешевший варіант. Найбільшою мірою досягається економія (зниження вартості послуг, замовлених співробітниками, хто був помічений у виборі більш дорогого варіанта) по:

• Тарифи на авіаквитки – середній показник 15%
• Готелі – середній показник 12%

5. Існує також певна залежність витрат на персонал від так званого online adoption rate ( долі самостійних бронювань у загальній кількості замовлень ), яку кожна компанія може легко розрахувати наприкінці першого періоду після впровадження онлайн інструменту. В середньому у перший рік після імплементації онлайн системи adoption rate складає від 33% до 47% всіх послуг. Таким чином, бронювання мінімум 33% ділових поїздок займає не більш ніж декілька хвилин часу співробітника, у порівнянні з середніми 20-30 хвилин під час класичного бронювання.

За рахунок «цифровізації» всього процесу організації ділової подорожі (створення наказу, розрахунок добових, власне бронювання та заповнення авансового звіту) час на оформлення відрядження скорочується в середньому з 2,5 годин до 15 хвилин. Тобто компанія доволі легко може розрахувати пряму фінансову економію за рахунок прискорення процесу.
Ключова тенденція у потребах ділових подорожуючих, яку виділяють всі без виключення експерти ринку сьогодні – отримати сервіс максимально швидко і найпростішим чином ( в ідеалі в декілька «кліків» ), у корпорацій – це незмінна оптимізація витрат на ділові подорожі. Корпоративна платформа Ракета була створена з метою нарешті задовольнити потреби подорожуючих та корпорацій, в яких вони працюють.