Организация конференций: советы по проведению мероприятий на профессиональном уровне

Организация конференций: советы по проведению мероприятий на профессиональном уровне
Scroll Down

Организация конференций, как научных, так и бизнес-конференций — дело непростое не только для новичков, но и для тех, кто давно работает в этом бизнесе. Есть определенные пункты, которые многие упускают из виду, хотя они играют очень важную роль в организации.

На что обратить внимание и как провести мероприятие на профессиональном уровне.

Тема конференции
Прежде, чем приступить к организации, нужно четкое понимание, какова цель конференции. А также необходимо уточнить темы и планы докладчиков. У Вас на руках должны быть короткие тезисы из их доклада, чтобы четко и ясно сформулировать тематику конференции.

Дата конференции
Важно, такое мероприятие назначить не просто на максимально свободный день, чтобы ее посетило наибольшее число участников. Но также отследить важные события месяца, из-за которых посещаемость Вашего мероприятия может сократиться. Особенно важно, чтобы дата проведения не совпала с мероприятиями Ваших конкурентов, поскольку у Вас одна целевая аудитория.

Доверьтесь профессионалам
Лучше позволить специализирующейся в этой области компании  забронировать для Вас конференц-зал, организовать кейтеринг, встречу гостей и проживание. Также возможна организация гала-ужина, что станет яркой финальной точкой мероприятия. Профессиональный модератор — залог успеха мероприятия. Это человек, который сможет заполнить паузу между отчетами, толерантно напомнить докладчику об истечении времени доклада. А также профессионал сможет удерживать внимание слушателей.

Финальная проверка
За день до мероприятия важно обзвонить всех докладчиков, убедиться в их готовности и знают ли они, как добраться к месту проведения конференции. Проверить, готовы ли все раздаточные материалы.
Психологический аспект
Учитывайте то, что большинство людей — визуалы. Поэтому позаботьтесь, чтобы как можно больше информации подавалось в виде видео, фото. Для этого Вам понадобится презентационное оборудование. Вовлекайте слушателей в выступление. Интерактивная аппаратура в конференц-залах, которую предоставляют специалисты, позволяет в режиме реального времени составлять списки и графики.

Отдых
Делайте паузы между докладами. Слушатели должны иметь возможность посетить кафе, отдохнуть в LOUNGE зоне. Уютная атмосфера расслабляет, помогает установить лучший контакт со слушателями.
Организация конференций требует мастерства и подготовки.

Проведение круглого стола

Очень популярна и востребована в последнее время организация круглого стола — собрание группы людей из одной профессиональной сферы, которые заинтересованы в обсуждении определенной темы. Также поможем организовать исследовательский митинг или провести региональное собрание.

Как правильно организовать собрание круглого стола?

-Сфокусируйтесь на узкой теме. Знания, которыми делятся профессионалы неоценимы.

-Создайте план с подтемами для обсуждения. Важно обсудить с участниками, какие вопросы следует поднять и на какие темы подискутировать.

-Выберите сильного модератора, который сможет грамотно вести дискуссию, давать слово всем членам круглого стола и вовлекать в разговор наименее активных.

Такое мероприятие может быть дополнением к обычной конференции, симпозиуму или форуму. Но, зачастую, это — «закрытое» собрание с представителями СМИ.

Круглый стол и его организацию лучше доверить профессионалам, которые позаботятся о проживании гостей, питании, развлекательной программе. Также организуют наличие всех расходных материалов, аудио- и видео оборудования, микрофонов для спикеров.

Организация гала-ужина

Гала-ужин — особый формат проведения мероприятия и лучший способ завершить торжественный вечер. Столы сервируются только фарфором и хрусталем, над блюдами и составлением меню работают лучшие шеф-повара, а к обслуживанию допускаются лишь официанты с многолетним стажем.

Кейтеринговая компания на высочайшем уровне организует вечер — выбор места проведения, составление меню, подбор персонала, разработку сценария, оформление зала и составление шоу-программы с участием известных артистов и музыкантов. В сценарий может быть включено вручение наград, подарков и выступление важных персон.

Подведем итоги

В проведении любого мероприятия очень важно иметь под рукой профессионалов, которые смогут правильно и разумно все организовать, не упустить ничего из виду и сделать все на высочайшем уровне.

 

Подпишитесь на нашу рассылку

 

Loading
Avialiga

    Отправить запрос

    Напишите, что вас интересует!
    Выберите тип связи




    Спасибо.